Актом взаимозачета фиксируется взаимная задолженность между сторонами хозяйственных правоотношений. Инициатором оформления документа может выступать любой из контрагентов в случаях, когда встречные требования относительно задолженности являются однородными (например, денежными). Это удобный способ для предприятия, чтобы уменьшить долги перед конкретным бизнес-партнером.
Между организациями
Предлагаем список обязательных пунктов, которые должны быть прописаны в акте взаимных требований:
— Необходимо указать место и дату оформления акта зачета взаимных денежных требований.
— Прописываются сведения о документах, на основании которых возникла задолженность. Это могут быть накладные или договора.
— Прописывается добровольное пожелание обеих сторон о погашении взаимной задолженности, при этом сумма прописывается прописью. Если образуется остаток суммы, она перечисляется на счет другой коммерческой организации.
— В конце письма указываются реквизиты обеих сторон, ставятся подписи, печати.
— Если предусмотрено перечисления безналичных сумм, то указываются платежные реквизиты для обеих сторон.
Следует заметить, что акт зачета взаимных требований может составляться между двумя и более юридическими лицами. На рисунке ниже показан пример заполнения документа для двух компаний.
Трехсторонний
При его заполнении должны быть отражены следующие сведения:
— реквизиты документов, являющихся основаниями появления задолженности
— сумма общей задолженности сторон с выделенным НДС
— сумма задолженности, погашаемая путем зачета взаимных требований с выделенным НДС.
Акт взаимозачета подписывается ответственными лицами сторон
Если подписание акта двумя сторонами невозможно, то одна сторона направляет другой уведомление о зачете требований с указанием основания задолженности, даты и суммы проведения взаимозачета.
— на основании акта факт взаимозачета отражается в бухгалтерском учете
— взаимозачет должен быть отражен в учете двух сторон для того, чтобы впоследствии при проверке не возникали проблемы с налоговыми органами
— если контрагент не уведомлен о зачете требований, он может взыскать сумму задолженности в судебном порядке.
По договорам
Бывают ситуации, когда контрагентам нужно произвести взаимозачет взаимных требований с или без дополнительного перечисления денежных средств или допоставки товаров.
В таких случаях обычно оформляется Акт взаиморасчетов по договорам, при исполнении которых возникли взаимные обязательства и взаимная дебиторско-кредиторская задолженность сторон. Образец такого акта приводим ниже.